Una vez más, la UABC demuestra su liderazgo en el tema de transparencia y rendición de cuentas, al ser la primera institución de educación tanto media como superior de Baja California en formar el Grupo Interdisciplinario de Archivos (GIA). Con ello obedece a la Ley General de Archivos, la cual establece los principios y las bases generales para la organización, conservación, administración y preservación de los archivos que posea cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo que reciba y ejerza recursos públicos.

EL GIA tiene como objetivo colaborar con el área coordinadora de archivos de la UABC en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integra los expedientes de archivo de la UABC, con el fin de colaborar con las áreas productoras de la documentación en el establecimiento de valores documentales, plazos de conservación y disposición documental; así como la normalización de los instrumentos archivísticos.

Algunas de las funciones que desempeñarán en el corto plazo son: proponer políticas y lineamientos relacionados a la valoración y gestión documental, así como a la organización de archivos; colaborar en la elaboración de los instrumentos de control y consulta archivística; establecer los procedimientos para decidir el destino final de los documentos de la UABC; determinar la localización e infraestructura necesaria para la debida conservación, preservación, restauración y orden de los archivos de la UABC, entre otras.

Está conformado por titulares de la Secretaría General, de la Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública, de la Oficina del Abogado General, de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional, de la Coordinación General de Informática y Bibliotecas, así como de Auditoría Interna.

Como invitados permanentes están los titulares de Tesorería, de la Coordinación General de Servicios Estudiantiles y Gestión Escolar, de la Coordinación General de Recursos Humanos, de la Coordinación General de Servicios Administrativos, además, de las direcciones del Instituto de Investigaciones Culturales-Museo y del Instituto de Investigaciones Históricas.

Para tomarles la protesta e iniciar la primera sesión del GIA, se llevó a cabo una reunión el 4 de diciembre en la sala anexa al Paraninfo Universitario, la cual fue presidida por el rector, doctor Luis Enrique Palafox Maestre, quien mencionó: “Esto representa un paso muy importante hacia la excelencia en la gestión documental de nuestra memoria institucional y el patrimonio de la propia universidad”.

El rector agregó que la UABC, como institución, aspira a sentar las bases para mantener, conservar y hacer disponibles los archivos institucionales, pues son actividades que esenciales para la toma eficiente de decisiones.

“Es por esto que la formación de este cuerpo colegiado es mucho más que una respuesta a una obligación legal, es un reflejo de nuestro compromiso y determinación por mejorar constantemente los procesos administrativos que dan origen a nuestra documentación, y como universidad, estamos sumamente orgullosos de estar entre los primeros sujetos obligados en Baja California y la primera institución educativa en formar parte de esta iniciativa”, manifestó el rector.

Como invitados de honor durante la instalación del GIA, se contó con la presencia del doctor José Francisco Gómez McDonough, comisionado presidente del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Baja California (ITAIPBC), y de la licenciada Karen Lara Vizcarra, directora administrativa y de transparencia de Oficialía Mayor.

Ambas autoridades felicitaron a la UABC por poner el ejemplo en la entidad al acatar la normatividad y aplicarla como se debe hacer. También coincidieron en que la documentación tiene un gran valor en el tema de transparencia y rendición de cuentas.

Fotos: Jorge Armando Ruiz Velarde